為甚麼科技券供應商對你的報價「已讀不回」?

為甚麼科技券供應商對你的報價「已讀不回」?

各行各業正爭取以科技方案強化產銷和營運能力,政府HK$60萬科技券計劃資助下,向科技券供應商索取報價是成功申請TVP科技券的關鍵,報價程序遇阻滯,足以拖累整個科技券資助申請。企業快速取得科技券報價回覆固然重要,避開報價陷阱,令項目全速上馬更是不容有失。

CRM、ERP、項目管理方案等都是熱門的科技券資助方案,可以想像這些範疇的供應商每天也收到不少報價邀請,在done deal為本的大原則下,他們必定取易不取難,先處理能明細地列出技術要求的報價邀請。除了資源和時間成本的考慮,另一個原因是:世上沒有免費午餐,也沒有免費科技諮詢服務,如果拋出不完整的報價邀請,要供應商為報價內容填充,而非真正洽談項目內容,必然會遭到冷待。

熱門TVP項目:舊派批發行也升級 TVP資助購ERP系統

科技券資助計劃對審查採購程序極為審慎,不高於HK$50,000的項目須取得最少兩間供應商的書面報價;HK$50,000以上至HK$300,000的項目須取得最少三間供應商書面報價。在企業爭相尋找科技方案轉型的大潮流下,科技券供應商收到的報價邀請必然更多,科技券報價忌只抛出問題,而沒有針對式的工作要求。

TVP顧問把脈:了解企業自身問題 申請科技券事半功倍

 

不可不知的科技券報價要點

站在企業的立場,除了要盡快取得報價令TVP資助和項目也能快快到手,更重要的是要確保重大的科技轉型計劃不會因選錯供應商而爛尾告終,以下幾項報價重點不可不知:

)精準要求:列明所需的功能、使用人數、需要客制化的內容、要對接的內部系統等。對技術要求越仔細,越能減少溝通錯漏。如果公司內沒有合適的IT員工可以委以重任,建議外聘科技顧問作為你的項目經理,相關費用可申請科技券資助。

)要求demo選定心儀的供應商候選名單後,應要求對方示範Demo,並盡量提供案例作參考,以了解供應商執行項目的能力。

)留意報價細項:除了一次性的購置或開發費用,也要留意維護費用或額外開支。不論系統、網頁或應用程式,也需要定期更新升級,少數怕長計,相關的費用可能就是藏在細節的魔鬼。

)分析報價:同一份報價要求,不同供應商報出的價錢可以差天共地,一般來說,功能需求越複雜,價格越高,但如果供應商已具備相關的基建或技術,不需再投資開發,在報價上會有更大優勢。在籌劃項目時,企業應對項目的規模和預算有所認識,千萬不要被科技券供應商牽著鼻子走。

)往績審查:當添置了科技方案或系統後,科技券供應商便成為你公司的重要夥伴,故此對供應商進行徹底的審查是非常重要,除了項目執行能力,也要留意供應商的售後服務,包括培訓服務、查詢的回覆速度、系統的更新密度等。不要只相信供應商提供的資料,Cross-checking或行內收風都非常重要。

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科技券報價成痛點

科技券報價是不少企業的痛點,因為內部沒有IT專才處理,容易因為溝通出錯或被供應商鑽空子而令科技項目成效大減。科技券計劃(TVP)的主要目標是資助香港本地中小企發展技術服務和解決方案,企業可委聘科技顧問就所申請的科技項目提供顧問服務。聘請私人TVP顧問便可代勞打點TVP申請與科技券項目,已是中小企如何申請科技券60萬的最直接解決方案。

更多TVP資助方案,請聯絡科技券顧問TVP-hk.com (+852 6219 1703)。

成功案例:科技券CRM成功例子

舊派批發行也升級 TVP科技券資助購ERP系統

TVP資助購ERP系統

食品批發公司生意覆蓋全港,但幾十年來仍是以excel處理批發生意,從接到訂單的一刻起,出單、出貨、送貨、會計,均依賴人手處理,錯單漏單天天發生,公司被落後科技綑綁,難以集中力量開拓生意。老闆終大刀濶斧,申請TVP科技券資助,購入科技方案,把公司流程大幅優化,長遠削減營運成本。

 

減人手錯漏 公司止蝕

很多貿易、批發公司仍然未轉型科技方案,大部分原因是公司老臣子多,已經熟習了固有模式,公司運作依重人力,日常錯漏儘管加重營運成本,未必帶來即時的巨大損失卻令公司慢慢被陰乾。但當公司未有IT專門人才,而老闆又生意眾多,無暇細看日常營運,便成為傳統公司在科技增值上原地踏步的原因。如果公司遇到以上困難,由科技券顧問助報價和資助申請,是升級捷徑。

 

ERP科技券項目分享

只要老闆有意以科技方案改善日常營運,具體的計劃與執行,可交由科技券顧問代勞,向HK$60萬資助升級系統進發。上述的食品批發公司正是以TVP科技券計劃資助購入ERP(企業資源管理系統),是科技券成功案例。

 

Excel處理訂單問題多

從前,食品批發公司的員工會以excel紀錄訂單,直到截單後,便會把excel總表製成不同格式交到貨倉和運輸車隊。因為流程繁複,公司把截單時間定在午後,截單時間過早,不利營銷。另外,訂單內容無論貨物或數量也經常出錯,而當車隊上貨時才發現超重要減貨,也令營運變得低效率。

會計靠excel管理應收帳,因為沒有系統管理,公司傾向貨到付款(COD)或要求銷售員全力揹起收數責任,影響銷售表現之餘,亦難以開拓大型客戶。

 

科技方案:銷售+物流+會計 打通訊息鏈

購入ERP系統後,公司打通銷售、客服、物流和會計,大幅提升管理效率:

1) 銷售管理系統:具有客戶資料管理 (送貨地址、帳單地址、聯絡人等基本客戶資料)和訂單管理兩項主要功能。在接到訂單後,銷售客服可快速地從資料庫中揀選客戶戶口(customer account),並在該戶口下輸入貨品名稱、數量和單位,由於所有資料均是電腦選項,落單流程更流暢,而且可以減少全人手輸入的錯誤。

2)倉存管理系統:建立倉存管理系統,並把銷售管理系統與倉存系統連接。每日截單後,由「銷售管理系統」輸出資料到「倉存管理系統」,「銷售內容」(SKU及數量)便成為貨倉的「出貨指示」,此外,「倉存管理系統」可以計算貨品的體積單位(CBM),為車隊排車提供重要資訊。

3) 會計系統:當貨物派送成功後,「銷售管理系統」中的訂單會變成「會計管理系統」中的應收帳,會計員工可按報表追收款項,如有逾期款項,也能一目了然,即時追數之餘,亦可在銷售管理系統封銷客戶,不再出貨。

 

ERP供應商報價重技術要求

批發、貿易公司運作涉及銷售、客服、物流和會計,科技系統不但打通日常運作的訊息鏈,亦透過標準化流程,令管理更趨現代化,有利管理。

ERP應用方案眾多,是熱門的科技券項目。ERP供應商會按ERP系統的功能,如自動化需求(automation)、複雜度等提供報價,要控制項目成本與質量,便要在向ERP供應商報價時,從IT技術層面把要求精確化。

在科技券計劃下,ERP系統、存放ERP系統的雲端服務和其他相關項目都可獲政府資助項目成本的75%,資助上限為HK$60萬。科技券顧問可成為你的私人科技+資助智囊,以善用科技券資助的角度,為你審視業務流程,從擬定ERP項目要求、ERP報價及採購、ERP供應商篩選、ERP項目管理,到科技券資助成功申請,讓你運籌為幄。

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