TVP资助购ERP系统

食品批发公司生意覆盖全港，但几十年来仍是以excel处理批发生意，从接到订单的一刻起，出单、出货、送货、会计，均依赖人手处理，错单漏单天天发生，公司被落后科技捆绑，难以集中力量开拓生意。老板终大刀濶斧，申请TVP科技券资助，购入科技方案，把公司流程大幅优化，长远削减营运成本。

 

减人手错漏 公司止蚀

很多贸易、批发公司仍然未转型科技方案，大部分原因是公司老​​臣子多，已经熟习了固有模式，公司运作依重人力，日常错漏尽管加重营运成本，未必带来即时的巨大损失却令公司慢慢被阴干。但当公司未有IT专门人才，而老板又生意众多，无暇细看日常营运，便成为传统公司在科技增值上原地踏步的原因。如果公司遇到以上困难，由科技券顾问助报价和资助申请，是升级捷径。

 

ERP科技券项目分享

只要老板有意以科技方案改善日常营运，具体的计划与执行，可交由科技券顾问代劳，向HK$60万资助升级系统进发。上述的食品批发公司正是以TVP科技券计划资助购入ERP(企业资源管理系统)，是科技券成功案例。

 

Excel处理订单问题多

从前，食品批发公司的员工会以excel纪录订单，直到截单后，便会把excel总表制成不同格式交到货仓和运输车队。因为流程繁复，公司把截单时间定在午后，截单时间过早，不利营销。另外，订单内容无论货物或数量也经常出错，而当车队上货时才发现超重要减货，也令营运变得低效率。

会计靠excel管理应收帐，因为没有系统管理，公司倾向货到付款(COD)或要求销售员全力背起收数责任，影响销售表现之余，亦难以开拓大型客户。

 

科技方案：销售+物流+会计 打通讯息链

购入ERP系统后，公司打通销售、客服、物流和会计，大幅提升管理效率：

1) 销售管理系统：具有客户资料管理 (送货地址、帐单地址、联络人等基本客户资料)和订单管理两项主要功能。在接到订单后，销售客服可快速地从资料库中拣选客户户口(customer account)，并在该户口下输入货品名称、数量和单位，由于所有资料均是电脑选项，落单流程更流畅，而且可以减少全人手输入的错误。

2)仓存管理系统：建立仓存管理系统，并把销售管理系统与仓存系统连接。每日截单后，由「销售管理系统」输出资料到「仓存管理系统」，「销售内容」(SKU及数量)便成为货仓的「出货指示」，此外，「仓存管理系统」可以计算货品的体积单位(CBM)，为车队排车提供重要资讯。

3) 会计系统：当货物派送成功后，「销售管理系统」中的订单会变成「会计管理系统」中的应收帐，会计员工可按报表追收款项，如有逾期款项，也能一目了然，即时追数之余，亦可在销售管理系统封销客户，不再出货。

 

ERP供应商报价重技术要求

批发、贸易公司运作涉及销售、客服、物流和会计，科技系统不但打通日常运作的讯息链，亦透过标准化流程，令管理更趋现代化，有利管理。

ERP应用方案众多，是热门的科技券项目。 ERP供应商会按ERP系统的功能，如自动化需求(automation)、复杂度等提供报价，要控制项目成本与质量，便要在向ERP供应商报价时，从IT技术层面把要求精确化。

在科技券计划下，ERP系统、存放ERP系统的云端服务和其他相关项目都可获政府资助项目成本的75%，资助上限为HK$60万。科技券顾问可成为你的私人科技+资助智囊，以善用科技券资助的角度，为你审视业务流程，从拟定ERP项目要求、ERP报价及采购、ERP供应商筛选、ERP项目管理，到科技券资助成功申请，让你运筹为幄。

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电子商务5个自动化方案

自动化方案(automation)可打开电子商务商机，除了有助企业精简流程，更可带来营运与销售新策略，网销、会计、仓存、客户管理、B2B或B2C促销策略都向自动化系统大步走。TVP科技券知多啲，5大自动化科技方案助升级转型，成功申请TVP 科技券，最高可获HK$60万资助，资助比例达75%。

 

1) 自动化电邮系统

网商把网店接合到自动化电邮系统，当顾客在网店拣算商品后未有完成购物程序，自动化电邮系统便会向顾客发出电邮提示，如此窝心的个人化提示服务是重燃顾客购物欲的有效策略，助网商争取更大销售额。另外，网店的VIP推广讯息、限时优惠讯息都可靠自动化电邮系统定时发送给顾客，达到优化客户体验的目标，同时减低人手工序。

 

2) 售后管理自动化

「消费者视觉」是2020年网络营销致胜关键，不论时装、电子产品或是食品，顾客在网购前，都会先爬文参考其他买家的评论；商品的「买家评论」越多，代表商品越受欢迎，因此，新一代网商都花尽心提高买家参与度。

只要在电子商务平台上加建自动化功能，便可推高买家点评率。当确认买家收货后，系统会即时发出邀请，这类主动邀请分享的提示讯息能得到不俗的回应率，而且，在售后管理的角度而言，亦令顾客印象加分，是低成本、高效益的售后管理策略。

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3) 自动化货存管理系统

管理货存是不少网店的痛点，把网店接合到自动化仓存系统就能解决问题。当网店销售货品时，自动化货存管理系统便会同步更新货存，网店可随时查阅实时货存纪录。自动化货存管理系统可监察每款SKU的存货量，当货量降至预设水平，自动化货存管理系统会自动产生订单提示，完善货存管理。

 

4) 单据处理自动化

商业营运牵涉大量单据，销售单、送货单、催款单、收据、月结单等，如果由人手打单，实在费时失事，相反，只要在会计系统或付款系统上加建自动化功能，只要一按按钮，便可由系统自动产生单据，简单快捷，大大减低人力成本与时间。

星级分享：科技券与中小企常见人力资源问题

 

5) 客户服务自动化

Al Chatbots可以24/7回应顾客查询，当顾客键入关键字，系统可即时给予预设回覆，甚至可以协助顾客在网购过程中作出选项，而AI chatbots技术正在加速演进，已成为电子商务不可缺少的工具。

 

科技方案+资助 企业升级出路

除了以上提及的自动化系统，不少企业亦正按营运需要全速添置自动化方案，在科技券资助计划下，这些方案都可申请政府资助。

寻找合适的系统供应商报价非易事，科技券顾问可成为你的私人科技+资助智囊，提供最佳科技方案建议，把科技券资助效益最大化，让你运筹为幄。

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科技券资助人力资源管理系统

根据科技券计划统计，过半数的科技券申请都涉及企业资源规划 (Enterprise Resource Planning, ERP)，要数到最重要的企业资源，自然要讲到人力资源 (Human Resource, HR)。市面上的人力资源管理系统 (HRMS)可管理人事纪录、协助制定预算、计算薪酬福利、安排休假出勤等，亦可支援强积金(MPF)及税务计算。这些流程及资料事关公司员工福祉，企业最重要的就是人，要留住人才就要有清?、透明及公平的人事政策。

科技与商业：了解企业自身问题

中小企面对的人力资源问题

一般中小企在创业初期，精力都会放在寻找生意上，老板身兼数职，主要是公司免费的销售员，同时又是项目统筹等等，唯一的同事就是自己，辛辛苦苦建立的事业开始上轨道，自然要招兵买马，聘请一班员工后，才发现内部工作非常多，例如计算薪酬、建立人事纪录，又要为员工报税，结果只有两个可能：一就是花上大量时间从事这些「不赚钱」的行政工作，二就是阔佬懒理，马虎了事。无论是那种可能性，都减低企业运作效率，甚至埋下计时炸弹。

营商小贴士：科技券ERP三单应用个案

HRMS的好处

以上的行政工作有不少都属重复性，只要能写好流程及连接相关系统，就可以全面自动化，而人力资源管理系统 (Human Resource Management System, HRMS)正正为此而生。 HRMS有数个好处：

1. 计算成本。无论分析工作量或是人工，HRMS都能量化人力分布，并协助公司管理层减省成本及增加人均生产力
2. 减少重复工作。对老板或人事部同事来说，HRMS可取代人手处理重复工作，将精力和时间投放在更有意义的地方
3. 公平制度。由于HRMS量化人力资源，数据可作为升迁调职的理据之一，令同事感到更公平，更愿意为公司付出。
4. 减少错误。当公司规模越大，人事就越复杂，只要一个小小的错误都可能影响整间公司的同事。 HRMS能有效减少错误发生，即使有错，都可追索问题根源。

延伸阅读：科技战开打 科技券助中小企迎战

申请科技券TVP使用HRMS

由于疫情，不少员工都需在家工作，这令人力资源管理更难处理。一套灵活的HRMS可以处理各种不同情景，保持公司运作效率，顺利过度经济逆境。现在科技券计划(TVP)的资助上限已由40万提升至60万，资助比例达75%，是时候审视公司的人力资源是否有效运用，借HRMS提升企业营运效率，提升整体竞争力。

请即联络TVP-hk (+852 9867 6897 或 [email protected])

科技券知多啲：如何申请科技券60万

时装公司借科技券升级

香港是时装之都，有好多极有特色的时装小店，本次科技券成功例子的主角就是其中之一。时装店在中上环一带，平日主打中环OL，以放工Happy hour最旺，为了增加顾客忠诚度及方便购物，在科技券顾问协助下，成功申请TVP进行O2O系统打造，将业务由过往传统店铺延伸至网上，亦方便进行更多的网上市场推广。

 

昔日的销售及营运问题

先讲讲Boutique的原有运作模式，老板本身是时装设计师，每款都只会小量生产，由于铺头位于时装中心，到时到候就会有一定目标客户，这种小店运作模式本来仍算不错，但老板渐渐发现到数个问题，首先，熟客在老板亲自招呼下，都愿意提供联络，但其他客人就很难问到，如能拥有客户资料库，对日后推广会很有帮助；另外，由于人流只集中在特定时段，其他时间店铺就显得空闲，但固定成本仍在，做成一定的浪费；最后是随着款色越来越多，库存管理并不容易。

同场加映: 美容院靠「预约系统」吸客 上客量爆升

O2O网站解决方案

为充分运用资源，时装店决定建立网店，可让客人直接购物。网店对业务有几个好处，第一，即使原来的非繁忙时间，客人都可以上到网站购物，或先浏览产品目录，再到店铺直接购买或取货，网上网下互相补足；第二，网购一般都需要留下基本联络资料，只要取得客人同意，即可作宣传之用，推广更直接到位。为管理库存，是次科技券项目亦包括库存管理系统及网上网下的对接，客人在网上预订货品，系统便会扣起库存，以免客人来到却不能提供的情况发生。

参考文章: 零售业不可不知的POS系统

科技券顾问申请话咁易

科技券计划 (Technology Voucher Programme, TVP)资助三份之二的费用，最高金额为40万港元，申请成功的企业只要付出三份之一的价钱就能升级科技系统。以上的科技券成功例子说明了今日竞争激烈形势多变的环境下，只有提升营运效率、改善客户服务体验及减省开支，才能在市场中站稳阵脚分一杯羹。负责人找了富有经验的顾问协助科技券申请，期间自己继续做好营运即可；顾问亦担当好科技券中介角色，介绍了几间不错的科技券供应商，最后成绩可谓有目共睹。

科技券知多啲，即时联络TVP-hk科技券顾问 (+852 9867 6897)

科技券助宠物店升级系统

香港人向来有爱心，喜欢饲养宠物，所以宠物店成行成市，除了售卖宠物食品及用品，宠物美容都大行其道。本次的科技券成功例子分享是开业十年的宠物店，科技券顾问协助申请资助，成功打造全新系统，包括综合网站系统、客户关系管理系统(Customer Relation Management, CRM)、预约系统及零售销售系统(Point-of-Sales, POS)，并接通所有系统，做到一站式及自动化管理。客户只要到宠物店网站，就可以订购宠物用品，并进行美容预约，同一时间系统会收集客户的消费行为数据，并提供商业报表，负责人可轻松阅读参考，协助营销决策。

客户关系管理系统

和很多老板一样，宠物店以往都张重点放在销售上，包括寻找新客人及向旧客销售服务和产品，但客户的口味、产品销路及季节因素等，都没有一套科学客观的分法进行分析，只靠负责人的印象及记忆，例如某个客人消费很多，但是否常客呢? 就要把Excel全开出来，都不能讲得清楚。 CRM正是管理客户关系的工具，客户是否经常翻单，冬季客户较需要什么，那个品牌的狗粮最受欢迎，甚至又有猫又有狗的主人消费模式有什么不同，都能一清二楚地看到。作为老板，我们不应只是一个好的销售员，也要掌握整盘生意的来龙去脉，运筹帷幄，才能决胜于竞争剧烈的市场之中。

预约系统

另一个宠物店主打业务就是宠物美容服务，例如剪毛发、化妆打扮及猫狗洗澡等，然而每次服务都要确保设施可用及技师有空档，千万不要看轻预约，其实是一个颇为烦琐的过程，一旦出错，可能做成撞期或空闲。过往客人要预约美容服务，先要致电宠物店，店员要翻查预约表和当值表，才可以进行预约；最麻烦就是客人或技师要改期，顾得一方又未能夹到另一方，往往出现错误。现在客人只要登入网站，就可详看过往纪录，并预约定期美容服务，以及作一次性的预约，就算需要更改，都只需按几下就能完成。预约的消费纪录会自动同步化至CRM，不用人手输入，可以看到即时的分析及报告。

O2O网站零售系统

以上两套系统都需要连接O2O网上网下零售系统，即是一套已连接POS系统的网店。对传统零售店来说，POS系统并不陌生，主要用来收款、管理库存等，而网店亦是非常常见的电子商贸方法，然而要将两套工具整合，管理同一库存，就是工程的重点。无论是线上线下的消费，都需要回馈至CRM进行分析及跟进，而网店上进行预约后，都需要到实体店进行服务，所以系统之间的连接及稳定，对业务发展十分重要。

科技券顾问申请话咁易

科技券计划 (Technology Voucher Programme, TVP)资助三份之二的费用，最高金额为40万港元，申请成功的企业只要付出三份之一的价钱就能升级科技系统。以上的科技券成功例子说明了今日竞争激烈形势多变的环境下，只有提升营运效率、改善客户服务体验及减省开支，才能在市场中站稳阵脚分一杯羹。管理宠物店本来就十分忙碌，故此负责人就找了富有经验的科技券顾问协助申请，期间自己继续做好营运即可；顾问亦担当好中介角色，介绍了几间不错的 科技券供应商，最后成绩可谓有目共睹。

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美容院科技券成功例子

香港人普遍都喜欢打扮，随着女性地位日益提高，专业女性的收入增加，对美容业需求甚高，加上香港经济以销售服务为主，外型容貌对销售或多或少都有一定影响。另一方面，政府对诸如美容、健身等行业都有不少监管，令行业竞争非常激烈，要在美容业市场站稳，除了靠优质服务及市场推广，原来科技应用都可以派上用场。 TVP-hk顾问今次就分享一个美容院的科技券成功例子，透过 申请科技券 资助，成功升级网站系统及客户关系管理系统，一方面开拓新客源，一方面又加强向现有客户进行跟住及再次销售。

旧有系统出现的问题

美容院旧有网站在开业初期用平台架设，由于平台是封闭系统，未能加设美容院需要的网上预约系统，只能以最基本的公司网站形式呈现，作简单服务介绍。同时，公司只以Excel处理客户资料，究竟客人偏好什么服务，那位美容师最受欢迎等等，都未能作精进的报告，负责人只能透过经验去摸索业务发展方向，这种方法在最初公司只有几十位稳定客人时还可勉强应付，但随着公司发展到原来几倍的规模时，Excel已明显不是适合的客户关系处理工具，此实在阻碍了公司的增长。

科技券顾问公司协助美容院

有见及此，美容院决定寻找供应商重新开发网站，加入网上预约系统，并连接计划中的客户关系管理系统(Customer Relation Management, CRM)，方便客人随时随地预约美容服务，并进行顾客行为分析，以便进行销售。得知TVP能资助项目高达三份之二的费用，公司负责人决定申请科技券进行这次系统升级，由于相关手续颇为繁复，而美容院亦对资讯科技供应商不甚了解，一方面怕找不到合适供应商，另一方面又怕供应商滥收费用，于是上网搜寻相关资料，并联络了TVP-hk的顾问。顾问分析过美容院的业务及希望升级的项目，认为理据充份并有合理成功机会，便接受了美容院的委托，以及介绍了几间商誉良好的 科技券供应商。一如所料，大约4个多月科技券申请就成功了，整个项目连测试亦在3个月内完成。

延伸阅读: mPOS系统正颠覆销售模式

TVP科技券资助网站及CRM

网站系统及CRM是热门的科技券项目，大部份的TVP个案都能足额资助三份之二的费用，而且相关的供应都相当成熟，市场上有足够的供应商选择。很多公司在创业初期，因规模和成本的考虑，往往只会用封闭系统自设基本公司网站，不过随着公司的成长，这类网站平台不能连接其他系统，例如CRM或者库存管理系统，是不能满足业务发展的需要，局限了公司的增长。政府推出TVP，正正是为了解决科技升级的资金需要，鼓励企业应用系统提升顾客体验及营运效率。美容业有悠久的历史，聘用了大量的从业员，是香港经济的寒暑表，借着科技券计划，改善业界的整体竞争力。

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科技战开打 科技券助中小企迎战

科技竞赛已在各行各业悄悄出现，企业对科技方案求之若渴，除了因为以系统取代人手，可减少人为错漏和减低成本，借建立科技系统，亦可驱使公司建立良好的营运制度，提升管理质素，保持竞争力。以下简介办公室热门的科技应用方案，只要 申请科技券，购买 科技券供应商 提供的方案或系统，可获项目成本三分二的资助，资助额达HK$40万。

实务守则：科技券申请流程及资格

1) 文件管理方案

企业日常营运产生大量文件，文件管理系统(DMS)可减少文件搜寻的时间、确保员工一致获得最新版本的文件，更能为企业监控资讯存取与流动的情况，不让机密文件外泄。透过云端支援，令文件作业可随时随地进行。

除了储存、检索、共享、追踪、修改或分发文件等基本功能，文件管理系统内可设定不同用户的权限，例如：限制阅读时间、密码开启、禁止列印、无权限者不可阅读原始档等。对于待批文件，透过文件管理方案以电子化审核流程取代传统纸本签核，审批进度一目了然，可提升工作效率。

2) 网络安全方案

网络安全方案可因应行业或公司需求而调节，一般的网络安全方案包括：

1) 防御网络攻击和互联网恶意活动；

2) 透过结集数据纪录，预报受攻击风险；

3) 因应攻击作出修补。

3) 人力资源管理方案 (HR系统或HRMS系统)

一般的人力资源管理方案涵盖以下工作，将人力资源管理和行政化繁为简：

1) 排班管理：以系统编排职员轮值表；

2) 考勤管理：纪录员工上下班时间、员工出勤、逾时工作、加班日、有薪假期等；

3) 假期管理：可为员工预设不同的请假规则，无须人手覆查，而且由系统纪录请假申请，不怕遗漏或重覆，资讯实时。

4) 薪酬管理：由系统计算各项计薪项目（考勤时间和请假天数），自动计算员工薪酬；

5) 雇员档案管理：为员工建立个人资料和相关雇佣合约的中央档案，减少纸本档案遗失的风险。

不论文件管理方案、网络安全方案或是人力资源管理方案，购入烂方案等同买入烂资产，拖跨公司发展。要挑选科技供应商，必须深思熟虑。 TVP-hk.com掌握科技方案的最新趋势，凭丰富科技券项目管理经验，可成为你的私人 科技券顾问 及项目经理，从申请科技券资助到挑选最佳科技券方案和供应商，凭专业创造成功申请科技券的信心保证。

成功案例：茶餐厅购点餐系统 翻台率增33%

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【TVP科技券成功案例】茶餐厅购点餐系统 翻台率增33%

香港餐饮业严冬骤至，降成本、增效率已刻不容缓，成功 申请科技券 计划可为食肆带来最多HK$40万资助。有茶餐厅东主以科技券资助购置点餐系统，成功提升繁忙时间的翻台率。由科技券申请到 科技券供应商 项目管理，科技券顾问与你共创成功。

入单去中央化 点餐系统免错漏

发哥经营3家茶餐厅，全部位于油尖旺商业区，从前以人手落单再交到柜台中央入单，常有错单、漏单等情况，而柜台又成为樽颈位，拖慢出菜速度。发哥在去年已察觉营运不理想，故于今年初申请TVP 科技券 以添置点餐系统，希望透过优化点餐流程，令生意流转加快。近半年晚市生意惨淡，能争取午市做多转成为餐厅保命符，发哥庆幸早着先机。

现时，员工以平板电脑为食客落单，点餐资料即时传送到味部、厨部和水吧，解决了柜台樽颈位，提升出菜速度。此外，由点餐系统列印销售单交予食客，亦可马上发现错漏。粗略估算，点餐系统引入后，食客从点餐到埋单的时间由以往平均45分钟缩短至30分钟，两小时黄金午市的食客量提升33%。

点餐系统可集合3间餐厅的数据，让发哥睇清盘数，例如受欢迎菜式、食客口味等，这些从前只能靠楼面或厨房提供的二手消息，现时发哥已可在系统的数据分析中一览无遗，对连锁式食肆管理非常重要。

获HK$10万逾资助 项目成本仅数万元

点餐系统改善落单速度，变相提高员工生产力。因为系统可处理拣台入座、点餐、结账、会计等程序，相关项目的人力成本也变得更有弹性。发哥在成功申请科技券资助下，整个科技券项目从点餐系统方案到用作落单的平板电脑均获2/3的资助，食店仅付约HK$50,000-HK$70,000，却可长远提升营运效率。点餐系统更可做到「限时优惠」、「食客储分」等，让发哥可以灵活地推出速销推广。

购置点餐系统要防陷阱

「手提落单系统」、「食客自动点餐系统」、「扫描QR CODE线上下单系统」都是常见的点餐系统方案，挑选时要注意系统的穏定性、易用程度、功能是否足够、安装后的维护成本等。此外，点餐系统供应商的售后配套极为重要，包括：供应商会否投入资源持续更新系统、系统错误(Bugs)的修正速度等。市面上点餐系统供应商众多，奉劝店东详细了解供应商往绩和背景，错拣系统会令项目报废推倒，是重大损失。

必读：如何寻找优质科技券供应商

食肆要减开支、增效益，HK$40万科技券资助正是及时雨。不要被繁琐的科技券申请手续拖着后腿，TVP-hk.com不但富有协助客户成功申请科技券的往绩，整个科技券顾问团队更是你的私人顾问，从科技券项策划到执行，专业意见创造科技券项目成功基础。

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