旧派批发行也升级 TVP科技券资助购ERP系统

TVP资助购ERP系统

食品批发公司生意覆盖全港,但几十年来仍是以excel处理批发生意,从接到订单的一刻起,出单、出货、送货、会计,均依赖人手处理,错单漏单天天发生,公司被落后科技捆绑,难以集中力量开拓生意。老板终大刀濶斧,申请TVP科技券资助,购入科技方案,把公司流程大幅优化,长远削减营运成本。

 

减人手错漏 公司止蚀

很多贸易、批发公司仍然未转型科技方案,大部分原因是公司老​​臣子多,已经熟习了固有模式,公司运作依重人力,日常错漏尽管加重营运成本,未必带来即时的巨大损失却令公司慢慢被阴干。但当公司未有IT专门人才,而老板又生意众多,无暇细看日常营运,便成为传统公司在科技增值上原地踏步的原因。如果公司遇到以上困难,由科技券顾问助报价和资助申请,是升级捷径。

 

ERP科技券项目分享

只要老板有意以科技方案改善日常营运,具体的计划与执行,可交由科技券顾问代劳,向HK$60万资助升级系统进发。上述的食品批发公司正是以TVP科技券计划资助购入ERP(企业资源管理系统),是科技券成功案例。

 

Excel处理订单问题多

从前,食品批发公司的员工会以excel纪录订单,直到截单后,便会把excel总表制成不同格式交到货仓和运输车队。因为流程繁复,公司把截单时间定在午后,截单时间过早,不利营销。另外,订单内容无论货物或数量也经常出错,而当车队上货时才发现超重要减货,也令营运变得低效率。

会计靠excel管理应收帐,因为没有系统管理,公司倾向货到付款(COD)或要求销售员全力背起收数责任,影响销售表现之余,亦难以开拓大型客户。

 

科技方案:销售+物流+会计 打通讯息链

购入ERP系统后,公司打通销售、客服、物流和会计,大幅提升管理效率:

1) 销售管理系统:具有客户资料管理 (送货地址、帐单地址、联络人等基本客户资料)和订单管理两项主要功能。在接到订单后,销售客服可快速地从资料库中拣选客户户口(customer account),并在该户口下输入货品名称、数量和单位,由于所有资料均是电脑选项,落单流程更流畅,而且可以减少全人手输入的错误。

2)仓存管理系统:建立仓存管理系统,并把销售管理系统与仓存系统连接。每日截单后,由「销售管理系统」输出资料到「仓存管理系统」,「销售内容」(SKU及数量)便成为货仓的「出货指示」,此外,「仓存管理系统」可以计算货品的体积单位(CBM),为车队排车提供重要资讯。

3) 会计系统:当货物派送成功后,「销售管理系统」中的订单会变成「会计管理系统」中的应收帐,会计员工可按报表追收款项,如有逾期款项,也能一目了然,即时追数之余,亦可在销售管理系统封销客户,不再出货。

 

ERP供应商报价重技术要求

批发、贸易公司运作涉及销售、客服、物流和会计,科技系统不但打通日常运作的讯息链,亦透过标准化流程,令管理更趋现代化,有利管理。

ERP应用方案众多,是热门的科技券项目。 ERP供应商会按ERP系统的功能,如自动化需求(automation)、复杂度等提供报价,要控制项目成本与质量,便要在向ERP供应商报价时,从IT技术层面把要求精确化。

在科技券计划下,ERP系统、存放ERP系统的云端服务和其他相关项目都可获政府资助项目成本的75%,资助上限为HK$60万。科技券顾问可成为你的私人科技+资助智囊,以善用科技券资助的角度,为你审视业务流程,从拟定ERP项目要求、ERP报价及采购、ERP供应商筛选、ERP项目管理,到科技券资助成功申请,让你运筹为幄。

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