為甚麼科技券供應商對你的報價「已讀不回」?

為甚麼科技券供應商對你的報價「已讀不回」?

各行各業正爭取以科技方案強化產銷和營運能力,政府HK$60萬科技券計劃資助下,向科技券供應商索取報價是成功申請TVP科技券的關鍵,報價程序遇阻滯,足以拖累整個科技券資助申請。企業快速取得科技券報價回覆固然重要,避開報價陷阱,令項目全速上馬更是不容有失。

CRM、ERP、項目管理方案等都是熱門的科技券資助方案,可以想像這些範疇的供應商每天也收到不少報價邀請,在done deal為本的大原則下,他們必定取易不取難,先處理能明細地列出技術要求的報價邀請。除了資源和時間成本的考慮,另一個原因是:世上沒有免費午餐,也沒有免費科技諮詢服務,如果拋出不完整的報價邀請,要供應商為報價內容填充,而非真正洽談項目內容,必然會遭到冷待。

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科技券資助計劃對審查採購程序極為審慎,不高於HK$50,000的項目須取得最少兩間供應商的書面報價;HK$50,000以上至HK$300,000的項目須取得最少三間供應商書面報價。在企業爭相尋找科技方案轉型的大潮流下,科技券供應商收到的報價邀請必然更多,科技券報價忌只抛出問題,而沒有針對式的工作要求。

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不可不知的科技券報價要點

站在企業的立場,除了要盡快取得報價令TVP資助和項目也能快快到手,更重要的是要確保重大的科技轉型計劃不會因選錯供應商而爛尾告終,以下幾項報價重點不可不知:

)精準要求:列明所需的功能、使用人數、需要客制化的內容、要對接的內部系統等。對技術要求越仔細,越能減少溝通錯漏。如果公司內沒有合適的IT員工可以委以重任,建議外聘科技顧問作為你的項目經理,相關費用可申請科技券資助。

)要求demo選定心儀的供應商候選名單後,應要求對方示範Demo,並盡量提供案例作參考,以了解供應商執行項目的能力。

)留意報價細項:除了一次性的購置或開發費用,也要留意維護費用或額外開支。不論系統、網頁或應用程式,也需要定期更新升級,少數怕長計,相關的費用可能就是藏在細節的魔鬼。

)分析報價:同一份報價要求,不同供應商報出的價錢可以差天共地,一般來說,功能需求越複雜,價格越高,但如果供應商已具備相關的基建或技術,不需再投資開發,在報價上會有更大優勢。在籌劃項目時,企業應對項目的規模和預算有所認識,千萬不要被科技券供應商牽著鼻子走。

)往績審查:當添置了科技方案或系統後,科技券供應商便成為你公司的重要夥伴,故此對供應商進行徹底的審查是非常重要,除了項目執行能力,也要留意供應商的售後服務,包括培訓服務、查詢的回覆速度、系統的更新密度等。不要只相信供應商提供的資料,Cross-checking或行內收風都非常重要。

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科技券報價成痛點

科技券報價是不少企業的痛點,因為內部沒有IT專才處理,容易因為溝通出錯或被供應商鑽空子而令科技項目成效大減。科技券計劃(TVP)的主要目標是資助香港本地中小企發展技術服務和解決方案,企業可委聘科技顧問就所申請的科技項目提供顧問服務。聘請私人TVP顧問便可代勞打點TVP申請與科技券項目,已是中小企如何申請科技券60萬的最直接解決方案。

更多TVP資助方案,請聯絡科技券顧問TVP-hk.com (+852 6219 1703)。

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科技戰開打 科技券助中小企迎戰

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科技競賽已在各行各業悄悄出現,企業對科技方案求之若渴,除了因為以系統取代人手,可減少人為錯漏和減低成本,藉建立科技系統,亦可驅使公司建立良好的營運制度,提升管理質素,保持競爭力。以下簡介辦公室熱門的科技應用方案,只要申請科技劵,購入科技券供應商提供的方案或系統,可獲項目成本三分二的資助,資助額達HK$40萬。

實務手則:科技券申請流程及資格

1) 文件管理方案

企業日常營運產生大量文件,文件管理系統(DMS)可減少文件搜尋的時間、確保員工一致獲得最新版本的文件,更能為企業監控資訊存取與流動的情況,不讓機密文件外洩。透過雲端支援,令文件作業可隨時隨地進行。

除了儲存、檢索、共享、追蹤、修改或分發文件等基本功能,文件管理系統內可設定不同用戶的權限,例如:限制閱讀時間、密碼開啟、禁止列印、無權限者不可閱讀原始檔等。對於待批文件,透過文件管理方案以電子化審核流程取代傳統紙本簽核,審批進度一目瞭然,可提升工作效率。

2) 網絡安全方案

網絡安全方案可因應行業或公司需求而調節,一般的網絡安全方案包括:

1) 防禦網絡攻擊和互聯網惡意活動;

2) 透過結集數據紀錄,預報受攻擊風險;

3) 因應攻擊作出修補。

3) 人力資源管理方案 (HR系統或HRMS系統)

一般的人力資源管理方案涵蓋以下工作,將人力資源管理和行政化繁為簡:

1) 排班管理:以系統編排職員輪值表;

2) 考勤管理:紀錄員工上下班時間、員工出勤、逾時工作、加班日、有薪假期等;

3)假期管理:可為員工預設不同的請假規則,無須人手覆查,而且由系統紀錄請假申請,不怕遺漏或重覆,資訊實時。

4) 薪酬管理:由系統計算各項計薪項目(考勤時間和請假天數),自動計算員工薪酬;

5)僱員檔案管理:為員工建立個人資料和相關僱傭合約的中央檔案,減少紙本檔案遺失的風險。

不論文件管理方案、網絡安全方案或是人力資源管理方案,購入爛方案等同買入爛資產,拖跨公司發展。要挑選科技供應商,必須深思熟慮。TVP-hk.com掌握科技方案的最新趨勢,憑豐富科技券項目管理經驗,可成為你的私人科技券顧問及項目經理,從申請科技券資助到挑選最佳科技券方案和供應商,憑專業創造成功申請科技券的信心保證。

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