舊派批發行也升級 TVP科技券資助購ERP系統

TVP資助購ERP系統

食品批發公司生意覆蓋全港,但幾十年來仍是以excel處理批發生意,從接到訂單的一刻起,出單、出貨、送貨、會計,均依賴人手處理,錯單漏單天天發生,公司被落後科技綑綁,難以集中力量開拓生意。老闆終大刀濶斧,申請TVP科技券資助,購入科技方案,把公司流程大幅優化,長遠削減營運成本。

 

減人手錯漏 公司止蝕

很多貿易、批發公司仍然未轉型科技方案,大部分原因是公司老臣子多,已經熟習了固有模式,公司運作依重人力,日常錯漏儘管加重營運成本,未必帶來即時的巨大損失卻令公司慢慢被陰乾。但當公司未有IT專門人才,而老闆又生意眾多,無暇細看日常營運,便成為傳統公司在科技增值上原地踏步的原因。如果公司遇到以上困難,由科技券顧問助報價和資助申請,是升級捷徑。

 

ERP科技券項目分享

只要老闆有意以科技方案改善日常營運,具體的計劃與執行,可交由科技券顧問代勞,向HK$60萬資助升級系統進發。上述的食品批發公司正是以TVP科技券計劃資助購入ERP(企業資源管理系統),是科技券成功案例。

 

Excel處理訂單問題多

從前,食品批發公司的員工會以excel紀錄訂單,直到截單後,便會把excel總表製成不同格式交到貨倉和運輸車隊。因為流程繁複,公司把截單時間定在午後,截單時間過早,不利營銷。另外,訂單內容無論貨物或數量也經常出錯,而當車隊上貨時才發現超重要減貨,也令營運變得低效率。

會計靠excel管理應收帳,因為沒有系統管理,公司傾向貨到付款(COD)或要求銷售員全力揹起收數責任,影響銷售表現之餘,亦難以開拓大型客戶。

 

科技方案:銷售+物流+會計 打通訊息鏈

購入ERP系統後,公司打通銷售、客服、物流和會計,大幅提升管理效率:

1) 銷售管理系統:具有客戶資料管理 (送貨地址、帳單地址、聯絡人等基本客戶資料)和訂單管理兩項主要功能。在接到訂單後,銷售客服可快速地從資料庫中揀選客戶戶口(customer account),並在該戶口下輸入貨品名稱、數量和單位,由於所有資料均是電腦選項,落單流程更流暢,而且可以減少全人手輸入的錯誤。

2)倉存管理系統:建立倉存管理系統,並把銷售管理系統與倉存系統連接。每日截單後,由「銷售管理系統」輸出資料到「倉存管理系統」,「銷售內容」(SKU及數量)便成為貨倉的「出貨指示」,此外,「倉存管理系統」可以計算貨品的體積單位(CBM),為車隊排車提供重要資訊。

3) 會計系統:當貨物派送成功後,「銷售管理系統」中的訂單會變成「會計管理系統」中的應收帳,會計員工可按報表追收款項,如有逾期款項,也能一目了然,即時追數之餘,亦可在銷售管理系統封銷客戶,不再出貨。

 

ERP供應商報價重技術要求

批發、貿易公司運作涉及銷售、客服、物流和會計,科技系統不但打通日常運作的訊息鏈,亦透過標準化流程,令管理更趨現代化,有利管理。

ERP應用方案眾多,是熱門的科技券項目。ERP供應商會按ERP系統的功能,如自動化需求(automation)、複雜度等提供報價,要控制項目成本與質量,便要在向ERP供應商報價時,從IT技術層面把要求精確化。

在科技券計劃下,ERP系統、存放ERP系統的雲端服務和其他相關項目都可獲政府資助項目成本的75%,資助上限為HK$60萬。科技券顧問可成為你的私人科技+資助智囊,以善用科技券資助的角度,為你審視業務流程,從擬定ERP項目要求、ERP報價及採購、ERP供應商篩選、ERP項目管理,到科技券資助成功申請,讓你運籌為幄。

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科技券ERP三單應用個案

科技券ERP助企業提升效率

科技券計劃 (Technology Voucher Programme, TVP)資助香港企業應用科技系統,比例為三份之二,累積上限達40萬。TVP-hk科技券顧問將一連三輯,介紹企業資源規劃系統 (Enterprise Resource Planning system, ERP)、客戶關係管理系統 (Customer Relation Management system, CRM)及網站系統 (Website system)在各行各業的應用情況。今集先由ERP打響頭炮,剖析三間不同行業的公司如何使用ERP提升企業營運效率。

 

零售店減省大量後勤工作

百貨店一路的系統有兩個:收銀的幾部淘寶回來的POS和辦公室裝有Excel的電腦,每天收工後就將POS的總數輸入Excel作出更新,不要說商業分析及報告,就連倉存是否足夠都不能即時知道。其實百貨店仍有很多工作需要人手地用Excel處理,例如供應商管理、會計等,又要定期找人核對貨料,查找各種不同的錯誤,非常費時失事。透過科技券計劃資助,小店以一站式的ERP系統管理銷售點 (POS)、會計、倉存、供應等,貨存情況一目了然,去貨翻貨十分清楚,更能產生各式的商業報表,老闆自然可以更容易分析各種品牌那個較受市場歡迎。以往這類ERP的成本並不是一般小店所能負擔,現在因受惠於TVP而減省了很多的後勤行政工作,可集中資源發展業務。

類似案例: 時裝店科技券成功例子

物流業科技券ERP方案

物流行業較其他行業有著不同的產業需求,首先員工往往分佈在不同的地點,而且外勤員工並不方便使用桌面電腦;倉存管理十分複雜,因為大部份的貨物都只是暫存且不屬公司擁有,而且倉庫一般很大,要考慮到存取的速度;資訊十分零碎,每架貨車、每位員工、每個客戶的貨物,都散佈在不同之處,十分需要整合。物流公司成功申請科技券升級專為物流業而設的ERP系統後,以上問題獲得解決,外勤員工及倉務人員可使用手提裝置使用ERP,進行日常的盤點、送貨等工作,裝置亦會作出工作指示;倉庫管理系統會分析貨物的流轉率及尺寸,作出最有效率的倉存安排,提升運載量;車輛管理系統能實時監測貨車的運作,同時分析公開的路面數據,提示最適合的營運路線。以上的一切,在以前都是需要由富經驗的人員協調,加上昂貴的設備才能成事,因科技一日千里,加上科技券資助,中小型物流公司都能體驗科技的好處。

物流業受惠於科技
透過科技券,中小型物流公司都能受惠於科技發展

 

科技公司亦需要ERP

最後一個科技券成功例子是半導體研發公司,這類公司涉及幾類企業資源,包括研究人員、知識產權及半製成品,因為IC公司最有價值的就是知識,ERP可以協助管理研究人員的工時,確保研究團隊的率能可被充份發揮,而IC設計都在加密的系統中妥善儲存,存取都受到監察,確保知識產權得到保障,另外半製成品的倉存由系統管理,加上品質監察系統及迅速反應系統,讓設計的精確度及反應跑到同業的前端。科研機構涉及很多無型資源,更要有ERP作出妥善規劃,增加研究的效率。

更多: 科技券成功例子

科技券顧問助你成為下一個成功例子

讀畢幾個關於科技券ERP的成功故事,讓我們知道現今各規模的企業都需要作出資源規劃,才能在競爭劇烈的市場中生存及突圍。科技券顧問協助企業客戶申請資助,成功批出可獲得最多三份之二的項目費用,大大減輕現金流壓力。今時今日,申請政府資助是大勢所趨,正當市淡,更是時候裝備,到經濟重拾起色之日,就是大展拳腳之時

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