科技券報價 程序要跟足

企業為科技項目申請科技券資助時,必須經由標準採購程序選定科技券供應商,然而不少企業反映在報價程序上遇上極大困難,包括報價回覆率低、常收到「天價」報價和難以評定供應商質素等,本文提供4大科技券項目報價錦囊,科技券知多啲,在滿足科技券報價程序之餘,更可為項目揀選最合適的服務供應商,達到提升科技系統、減輕成本及改善生產力的目標。

1) 忌空談目標 應列明項目要求

科技券供應商的角色是系統支援或方案供應者,系統與方案選項成千上萬,各有優勢,但當要落實到應用層面時,哪一個選項最切合企業的特定需要呢?如果只空談項目目標,科技券供應商根本無從入手,最終可能會引致報價邀請「已讀不回」或報出天價。因此,報價邀請應著重於主要功能(key features)及相應的技術要求,並以IT專業用語描述,讓科技券供應商提供準確的選項與價格。

2) 忌濫發邀請 重視供應商質素

濫發報價邀請的結果往往是低回應率及低質素報價,經過多番往來後,最終發現眼前的科技券供應商非合適人選,浪費人力物力。在廣濶的科技領域中,不同的科技供應商各有專長,能做網頁的未必能做系統開發或管理,一個項目或會需要多個供應商對接,所以在報價前,應先對相關範疇的服務供應狀況有基本認知,再選定合適的供應商發出報價。

3) 面見相談 減低行政成本

面見時,可要求對方分享相關方案的工作案例,不但能評估供應商的能力,從案例中集思廣益,也可完善你的項目報價要求。另一個相當重要的原因是,雙方如能面見商談,彼此都能更好掌握對方的期望或承諾,避免磋跎於澄清誤解(clarification)的時間,其實比電話商談更能減低行政成本。

4) 仔細審核報價 小心魔鬼在細節

在添置或增值科技系統時,需注意系統越大型或越客化(customization)要求越多,維護費用(maintenance)便越有機會攀升,科技券資助不包括日常維護開支,故在審閱報價時,要小心看清各個項目收費,為企業就項目所能獲得的一次性資助與企業自身需承擔的長遠維護開支作充份財政估算。

進階文章:小心科技券供應商報價陷阱

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